सुट्टीच्या काळात ग्राहकांशी प्रभावीपणे संवाद कसा साधायचा?

एका मैत्रिणीशी तिच्या अकाउंटंटसोबत आलेल्या अनुभवाबद्दल संभाषण केल्यानंतर हा मुद्दा माझ्यापर्यंत पोहोचला. HMRC कडून त्रुटींनी भरलेले पत्र मिळाल्यानंतर आणि तिने आधीच केलेल्या पेमेंटची मागणी केली होती, तिने काही अत्यंत आवश्यक आश्वासनासाठी तिच्या अकाउंटंटची मदत मागितली. अकाऊंटन्सी फर्मसोबत मासिक £125 अधिक VAT ची स्थायी व्यवस्था असूनही, जुलैच्या मध्यात पाठवलेल्या सहाय्यासाठी तिच्या विनंतीला स्वयंचलित प्रत्युत्तर देण्यात आले जे दर्शविते की संघ शाळेच्या सुट्टीवर आहे आणि काही दिवसात प्रतिसाद देईल. दरम्यान, तिचे नियमित बिल न चुकता आले. तिला एक संक्षिप्त अपडेट मिळण्यापूर्वी सहा कामकाजाचे दिवस गेले, "आम्ही हे शोधत आहोत," आणि नंतर शांतता. दोन आठवड्यांनंतर, कोणतीही अधिक माहिती नसताना, तिने 30 ऑगस्ट रोजी कार्यालय पुन्हा सुरू होईल असे सांगणारा दुसरा स्वयंचलित संदेश प्राप्त करण्यासाठी पुन्हा संपर्क साधला - निराकरण न करता सहा आठवड्यांची एकूण प्रतीक्षा. परिणामी, माझा मित्र आता नवीन अकाउंटंटसाठी बाजारात आहे.

सुट्टीत असताना व्यवसायासाठी संप्रेषण टिपा

1 आगाऊ चेतावणी द्या

तुम्ही तुमच्या सुट्टीचे आधीच चांगले नियोजन केले असल्यास किंवा नुकतेच निघून जाण्याचे ठरवले असल्यास, तुमच्या टीमला शक्य तितक्या लवकर कळवणे महत्त्वाचे आहे. दोन आठवड्यांच्या सुट्टीची घोषणा करण्यासाठी शेवटच्या क्षणापर्यंत प्रतीक्षा केल्याने तुमच्या सहकाऱ्यांवर अनावश्यक ताण आणि ओझे पडू शकते, ज्यांना तुमच्या अनुपस्थितीत तुमची कामे व्यवस्थापित करावी लागतील. व्यवसायातील सातत्य सुनिश्चित करण्यासाठी अतिरीक्त काम करणाऱ्यांसाठी नाही तर सहभागी सर्वांसाठी पुरेसा तयारीचा वेळ आवश्यक आहे.

तुमच्या सहकाऱ्यांना तुमच्या प्रस्थानाच्या किमान एक महिना अगोदर सूचित करणे उचित आहे, विशेषतः जर तुम्ही तुमच्या संस्थेमध्ये महत्त्वपूर्ण भूमिका बजावत असाल. कोणतीही उपेक्षा टाळण्यासाठी, तुमच्या सुट्टीपर्यंतच्या आठवडे आणि दिवसांमध्ये तुमची टीम अपडेट करण्यासाठी स्मरणपत्रे सेट करा, सुरळीत संक्रमण सुनिश्चित करण्यात आणि कोणतीही अनपेक्षित आश्चर्ये टाळण्यासाठी मदत करा.

2 नोकऱ्या आणि कार्ये नियुक्त करा

प्रत्येक तपशील काळजीपूर्वक कव्हर केला आहे याची खात्री करा. उद्भवू शकणाऱ्या कोणत्याही परिस्थिती, दायित्व किंवा संभाव्य समस्येसाठी सर्वसमावेशक तयारी करा. सहकारी निवडण्यासाठी पुढाकार घ्या, त्यांना विशिष्ट भूमिका पार पाडण्यासाठी मार्गदर्शन करा आणि तुम्ही त्यांच्यावर सोपवत असलेल्या कामांबाबत त्यांच्या सर्वसमावेशक प्रशिक्षणात वेळ घालवा. जर कोणी तुमच्या क्लायंटच्या परस्परसंवादासाठी पाऊल टाकत असेल, तर त्यांना प्रत्येक क्लायंटच्या अद्वितीय आवश्यकता आणि अपेक्षांबद्दल सर्व आवश्यक माहितीसह सुसज्ज करा. तुम्ही नेतृत्व करत असलेल्या प्रकल्पाचे तात्पुरते व्यवस्थापन दुसऱ्या व्यक्तीने केल्यास, त्यांना उत्कृष्ट उद्दिष्टांची संपूर्ण चेकलिस्ट द्या.

अत्यावश्यक फाइल्सची ठिकाणे, विविध प्रकल्पांसाठी संपर्क आणि आपत्कालीन परिस्थिती हाताळण्यासाठीच्या प्रक्रियेचे तपशीलवार विस्तृत मार्गदर्शक तयार करा. सुट्टीच्या काळात तुमची शांतता व्यत्यय आणणाऱ्या तातडीच्या प्रश्नांचा पूर टाळणे हे ध्येय आहे. सावध दृष्टीकोन अवलंबल्याने तुमच्या जबाबदाऱ्या विश्वासार्ह हातात आहेत, ज्यामुळे तुम्हाला मनःशांती मिळते.

3 संप्रेषण चॅनेल आगाऊ तयार करा

सुट्टीवर असताना तुम्ही क्लायंटशी संवाद साधणे थांबवू शकत नसाल, तर तुम्हाला आवश्यक पत्रे आणि कागदपत्रे कुठेही मिळतील याची खात्री करा. आता अगदी ए iPhone वरून FAX: फॅक्स ॲप, जे फॅक्स मशीन बदलू शकते. हा ऑनलाइन फॅक्स स्मार्टफोनवरून मुक्तपणे प्रक्रिया, प्राप्त आणि पाठविला जाऊ शकतो. तुमच्याकडे फॅक्स ॲप आणि आयफोन असल्यास, तुमच्याकडे दस्तऐवजांसह कार्य करण्यासाठी आवश्यक असलेली प्रत्येक गोष्ट आहे. या उदाहरणाप्रमाणेच, तुम्ही ग्राहकांशी इतर प्रकारच्या संप्रेषणांसह संप्रेषण योजना विचारात घ्यावी.

4 कामावर परत येण्याची योजना तयार करा

काही वेळाच्या सुट्टीनंतर ऑफिसला परत येणे अनेकदा त्रासदायक वाटू शकते. तुम्हाला न वाचलेल्या ईमेल, व्हॉइसमेल, मेमो, अपडेट्स, आव्हाने आणि तातडीच्या चौकशीद्वारे स्वागत केले जाण्याची शक्यता आहे.

तुमच्या वर्कफ्लोमध्ये अधिक सुरळीतपणे परत येण्यासाठी, तुमच्या ब्रेकनंतर तुमची काय वाट पाहत आहे यासाठी धोरण आखणे शहाणपणाचे आहे. तुमच्या अनुपस्थितीत महत्त्वाच्या घडामोडींवर लक्ष ठेवण्यासाठी काही टीम सदस्यांसह एक संक्षिप्त सत्र सेट करण्याचा विचार करा. प्रथम सर्वात गंभीर ईमेलवर लक्ष केंद्रित करण्यासाठी तुमचा इनबॉक्स व्यवस्थापित करण्यास प्राधान्य द्या. तुमच्या कार्यसंघाशी पारदर्शक आणि मुक्त संप्रेषण राखणे महत्वाचे आहे, ज्यामुळे तुम्ही ज्या प्रकल्प किंवा जबाबदारीपासून दूर होता त्यावरील घडामोडी आणि प्रगती समजून घेऊ शकता.

5 कार्यालयाबाहेरील व्हॉइसमेल सेट करा

प्रत्येक पाया झाकलेला असल्याची खात्री करा आणि सर्व कल्पना करता येण्याजोग्या परिस्थिती, कार्ये किंवा संकटांसाठी पूर्णपणे तयारी करा. सहकाऱ्यांसोबत गुंतून राहा, त्यांना विशिष्ट कर्तव्ये सोपवा आणि तुम्ही त्यांच्याकडे सोपवत असलेल्या असाइनमेंट्सवर सर्वसमावेशक प्रशिक्षण द्या. जर कोणी क्लायंट मीटिंगमध्ये तुमचे प्रतिनिधित्व करत असेल, तर त्यांना क्लायंटच्या अनन्य आवश्यकता आणि प्राधान्यांबद्दल तपशीलवार माहिती द्या. तुमच्या अनुपस्थितीत एखाद्या विशिष्ट प्रकल्पाची जबाबदारी दुसऱ्या सहकाऱ्याने घेतल्यास, त्यांना पूर्ण करण्यासाठी आवश्यक असलेल्या प्रत्येक कार्याचा तपशील देणारी संपूर्ण करण्याची यादी द्या.

महत्त्वाच्या फाईल्सचा ठावठिकाणा, विविध प्रकल्पांसाठी संपर्काचे ठिकाण आणि आपत्कालीन परिस्थिती हाताळण्यासाठीच्या प्रक्रियेची माहिती देणारे सर्वसमावेशक मार्गदर्शक तयार करा. तुमच्या समुद्रकिनाऱ्यावरील विश्रांतीमध्ये व्यत्यय आणणाऱ्या तातडीच्या ईमेलचा पूर टाळणे हे ध्येय आहे. तुम्ही निघण्यापूर्वी तुमचे प्रकल्प कुशल हातात असल्याची खात्री करून सावधगिरीने चूक करणे अधिक शहाणपणाचे आहे.

निष्कर्ष

आपल्या अनुपलब्धतेबद्दल ग्राहकांना आगाऊ माहिती देणे ही एक विवेकपूर्ण सराव आहे. मी सुट्टीवर असताना, उदाहरणार्थ, माझ्या नियमित क्लायंटना आधीच माहिती असते की ते त्या कालावधीत कोणतेही प्रशिक्षण सत्र शेड्यूल करू शकणार नाहीत. मी ऑफिसमधून बाहेर पडण्याच्या तारखा निर्दिष्ट करून, प्राप्त झालेले संदेश स्वीकारण्यासाठी एक स्वयंचलित ईमेल प्रतिसाद सेट केला आहे. ज्यांना तातडीची चौकशी आहे, त्यांच्या प्रतिसादात संपर्क क्रमांक समाविष्ट आहे. या नंबरवर पाठवलेले संदेश मला मजकूर पाठवले जातील आणि मी 24 तासांच्या आत प्रतिसाद देण्यास वचनबद्ध आहे.